To-Do — la lista che non ti schiaccia

Il widget To-Do è una lista costruita su un'idea: il motivo per cui una cosa non viene fatta quasi mai è che te ne sei dimenticato. È che iniziarla costa più di quello che hai adesso. Perciò ogni funzione qui dentro serve ad abbassare quel costo.

Com'è fatta la card

Dall'alto in basso, in ordine di tempo:

• Big 3 di oggi — le tre priorità della giornata. Tre pallini dicono quante ne hai chiuse.
• Oggi — quello che scade oggi e quello che è in ritardo, con un'etichetta gentile come «da ieri». Ciò che è scaduto non finisce mai in fondo alla lista.
• Una riga di conteggi — «Domani 1 · Questa settimana 2 · Senza data 4». Vedi quanto c'è senza doverlo leggere tutto; Vedi tutto apre la lista completa.
• Scegli tu per me — in fondo, per quando non sai da dove iniziare.

Ogni riga ha due soli comandi: la casella per completarla e ⋯ per tutto il resto. Sotto il titolo ci sono la scadenza, energia e tempo scritti per intero («Bassa», «Veloce»), gli step e il progetto.

Aggiungere un'attività

Scrivi nel campo Aggiungi un task… in cima al widget e premi Invio. Questo è il minimo assoluto — un titolo, nient'altro obbligatorio.

Ti è venuto in mente qualcosa ma non hai tempo di decidere se è un'attività? Premi Brain dump, accanto al campo nella card e nell'intestazione della vista espansa: il pensiero finisce nel Brain Dump (con quello che avevi già scritto) e lo smisti dopo. Funziona anche se il widget Brain Dump non è sulla plancia.

Poi clicca il titolo per aprirla e riempi quello che ti serve:

• Scadenza — una data.
• Energia — Bassa (stanco) / Media (normale) / Alta (concentrazione piena).
• Tempo — 2 min (al volo) / Veloce (meno di 30 min) / Lungo (lavoro profondo).
• Progetto — raggruppa attività collegate. Un progetto nuovo si crea con + Progetto nella vista espansa.
• Step — sottoattività, una riga alla volta.
• Allegati — fino a 5 file per attività, 10 MB l'uno.

Il menu ⋯

Tutte le azioni di un'attività, scritte per esteso: Avvia un Pomodoro, Metti nelle Big 3, Spezzetta in step (AI), Metti in agenda, Rinomina, Sposta in «Prima o poi», Elimina. Eliminare si può annullare per qualche secondo.

Energia e tempo sono il punto

Etichettare un'attività "energia bassa, 2 minuti" non è burocrazia. È quello che ti permette di aprire la lista in un pomeriggio storto e vedere subito quali cose riesci davvero a fare — invece di leggere venti titoli che sembrano tutti ugualmente impossibili.

Le stesse due etichette guidano Scegli tu per me e la scelta di "una cosa adesso" nel Cockpit, quindi compilarle migliora quello che l'app ti propone.

Quando hai finito almeno tre attività della stessa durata con dei pomodori registrati, accanto all'etichetta compare quanto ci metti tu di solito: «Veloce · per te di solito ~40 min». È la mediana, non un voto: nessun colore, nessun «sottostimi». Lo stesso numero aiuta "una cosa adesso" a proporti solo quello che sta davvero nel tempo che hai.

Big 3

Al massimo tre priorità, che restano finché non le completi o togli la stella: non spariscono a mezzanotte. Ogni mattina la lista ti chiede Le tue Big 3 sono ancora queste? — «Sì, le tengo» le conferma per oggi, «Le cambio» ti porta dove togliere o aggiungere stelle. Tre è un tetto rigido, ed è voluto: un elenco di quindici "priorità" è un elenco di zero priorità.

Per sceglierle premi Scegli una Big 3 dalla lista sotto le Big 3, oppure Metti nelle Big 3 dal menu ⋯ di un'attività.

Le tue vittorie

La memoria tiene i fallimenti e lascia andare quello che è andato bene. Le tue vittorie, nell'intestazione del To-Do espanso, ti mostra la settimana giorno per giorno: le cose che hai chiuso, i pomodori, le abitudini tenute. Puoi aggiungere una riga tua, «Oggi ho vinto su…», anche dall'ultima sezione di Chiudi la giornata. Compare solo quello che c'è: niente zeri e nessun confronto con le altre settimane, che puoi comunque riaprire una alla volta.

Chiudi la giornata

Dalle 18 in fondo alla card compare Chiudi la giornata. Ci vogliono due minuti:

• Oggi hai fatto — quello che hai completato oggi. Compare solo se c'è qualcosa.
• Rimasti da oggi — quello che era per oggi o in ritardo. Quelli spuntati passano a domani; togli la spunta a quelli che tieni per oggi. Le Big 3 restano dove sono.
• Domani riparto da… — scegli un'attività e, se vuoi, scrivi una riga per ripartire.

La mattina dopo Una cosa adesso ti propone proprio quell'attività, con la tua riga. Vale solo per quel giorno e segue il tuo account, quindi la ritrovi anche sul telefono. Nessuna notifica: se non chiudi la giornata non succede niente.

La vista espansa

Premi l'icona in alto a destra della card. A sinistra c'è la lista intera (Oggi, Prossimi giorni, Senza data, e «Fatti oggi» richiudibile); a destra il dettaglio dell'attività che hai aperto. Sul telefono il dettaglio sale dal basso.

In alto, una fila di filtri: Tutti, Inbox (le attività senza progetto), i tuoi progetti, Energia e Tempo, e Prima o poi — la mensola delle cose reali ma non adesso.

Quando un'attività non parte

Tre strumenti:

Spezzetta in step (AI) — l'AI la divide in una manciata di passi abbastanza piccoli da poter cominciare. Vedi Le funzioni AI.

Scegli tu per me — ti chiede quanta energia hai e ti propone una attività, con il motivo: «è una delle Big 3», «è scaduta ieri», «ci vogliono 2 minuti». Prima le Big 3, poi i ritardi, poi quello che è per oggi. Inizia avvia il Pomodoro; Un'altra te ne propone una diversa. Ha preso il posto del vecchio dado.

Una cosa alla volta — nella vista espansa: un'attività sullo schermo, tutto il resto nascosto, con Avvia Pomodoro, Un'altra e Salta.

Attività ferme

Un'attività che nessuno tocca da 10 giorni si sbiadisce e chiede: Ancora importante? Due risposte — Oggi (si sposta su oggi) o Archivia senza colpa (va in Prima o poi, non viene cancellata).

Mettere un'attività in calendario

Dal menu ⋯ o dal dettaglio premi Metti in agenda. Scegli il giorno, l'ora di inizio, quanto dura e su quale calendario.

Serve prima l'etichetta Tempo dell'attività — l'app non indovina quanto dura il tuo lavoro.